Kolumbien wechselt beim e-Invoicing zum Abrechnungsmodell

Mit dem UBL 2.1 E-Invoicing-Mandat der kolumbianischen Steuerbehörde DIAN wechselt das Land bei der elektronische Rechnungsstellung zum 01. August 2019 vom Berichtsmodell zum Abrechnungsmodell. Die Einführungsperiode wird ein Jahr betragen. Damit folgt Kolumbien dem Vorbild seiner Nachbarn Brasilien und Mexiko.

 

Wie unterscheiden sich Berichts- und Abrechnungsmodell?

Beim aktuellen Berichtsmodell werden elektronische Rechnungen von DIAN innerhalb von 24 Stunden nach einer Transaktion validiert.

Nach dem neuen Abrechnungsmodell muss DIAN eine Rechnung validieren, bevor ein Lieferant sie an einen Kunden sendet. Unternehmen müssen das XML-Protokoll UBL 2.1 verwenden, um Rechnungen zur Validierung zu übermitteln. Ohne Bestätigung durch die DIAN kann der Lieferant dem Käufer keine Waren in Rechnung stellen und der Käufer kann keine Sendung erhalten, die Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse von AR, AP und Logistik hat. Das neue Modell validiert die Rechnungen in Echtzeit, wofür systemseitig bei den Unternehmen sowohl hinsichtlich des ERP-Systems als auch mit Blick auf die Geschäftstransaktionsverwaltungssoftware wie P2P (Procure-to-Pay) oder Order-to-Cash-Systeme entsprechende Integrationen vorgenommen werden müssen.

 

Welche Änderungen ergeben sich aus dem Abrechnungsmodell?

Mit dem Wechsel zum Abrechnungssytem entstehen folgende Verpflichtungen für Unternehmen:

  • Verpflichtung, dem DIAN alle elektronischen Rechnungen, Gutschriften und Lastschriften zu melden.
  • Die Darstellung der Berichte erfolgt synchron: Jede Rechnung, Gutschrift oder Lastschrift muss von der Steuerverwaltung gemeldet und validiert werden.
  • Das neue vom DIAN definierte Standard-XML-Format ist UBL 2.1.
  • Die DIAN autorisiert die Verwendung von PACs für den Rechnungsprüfungsprozess nicht mehr! Die DIAN ist die einzige Stelle, die mit dem Empfang, der Validierung und der Autorisierung von Rechnungen, Gutschriften und Lastschriften befasst ist.
  • Jede elektronische Rechnung muss mit den vom DIAN, der CUFE und der digitalen Signatur autorisierten fortlaufenden Nummernserie versehen sein.
  • Die neuen Validierungsfelder, die Integration von CUDE für Gutschriften und Lastschriften, das Datum und die Uhrzeit der Validierung sowie das Validierungszertifikat werden zur Vorvalididerung der elektronischen Rechnung nun in einem Dokument zusammengeführt.
  • Die Darstellung des PDF der elektronischen Rechnung muss den entsprechenden QR-Code enthalten.
  • Der Notfallprozess muss im Falle eines Systemausfalls dem vom DIAN festgelegten Standard entsprechen.
  • Elektronische Rechnungssteller müssen einen Zustellnachweis (Empfangsbestätigung) erhalten.
  • Dokumente müssen 5 Jahre aufbewahrt werden.

 

Deadlines

Dieser Wechsel wird tiefgreifende Auswirkungen auf Unternehmen haben, die in Kolumbien geschäftlich tätig sind. Unternehmen, die derzeit bereits elektronisch abrechnen, müssen bis zum 2. November online gehen. Für Unternehmen, die noch keine elektronischen Rechnungen ausstellen, hängt das Implementierungsdatum von Ihrem ISIC-Code und der Gruppe ab, die ihnen er in dem vom DIAN herausgegebenen Kalender zugewiesen wurde. Die erste Phase beginnt am 1. August 2019 und läuft bis zum 1. August 2020. Für alle Unternehmen gilt jedoch, dass das Thema Compliance immer mehr im Vordergrund stehen muss.

 

Wie wirkt sich das Abrechnungsmodell auf den Wechsel zu SAP S / 4HANA aus?

Das neue Mandat für die elektronische Rechnungsstellung in Kolumbien erinnert SAP erneut daran, dass die Einhaltung von Vorschriften im Mittelpunkt der Bemühungen zur digitalen Transformation und der Migration zu SAP S / 4HANA stehen muss.

Dies gilt insbesondere für das zentrale Finanzsystem, mit dem Finanzinformationen konsolidiert werden sollen. Ein SAP-System, das auf die Bereitstellung einer lang ersehnten einzigen Quelle von Finanzdaten ausgelegt ist, kann nur dann reibungslos funktionieren, wenn es Änderungen bei der Einhaltung globaler E-Invoicing-Vorschriften wie dem Kolumbien-Mandat miteinbezieht. Idealerweise geschieht dies in Echtzeit, da sich Änderungen wie die in Kolumbien regelmäßig, schnell und weltweit ohne große Ankündigung erfolgen.

 

Wie muss Compliance gesichert werden?

Compliance-Probleme werden aktuell häufig von Land zu Land gelöst, was zu folgenden Nachteilen führt:

 

  • Hohe Kosten für den Aufbau, die Überwachung und die Wartung unterschiedlicher Systeme
  • Ein separates System in jedem Land blockiert lediglich die Datenkonsolidierung, die für SAP S / 4HANA notwendig ist

 

Was SAP-Kunden brauchen, ist eine Lösung, die die kontinuierliche Einhaltung von Vorschriften auf der ganzen Welt erleichtert. Idealerweise müssen länderspezifische Mandatsänderungen automatisch in einem einzigen System durchgeführt werden. Folglich muss bei der Entwicklung neuer Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung das Thema Compliance im Vordergrund stehen.

 

Die entsprechenden regulatorischen Veränderungen könnten auch für Ihr Unternehmen hinsichtlich Customizing oder Wartung ihres ERP / SAP Systems relevant sein. Kontaktieren Sie uns gerne, um herauszufinden, inwiefern die neuen Regelungen Ihrerseits eine Reaktion erfordern – wir beraten Sie kompetent und zeitnah!