Während in Europa und Nordamerika eine elektronische Rechnung eher zur Systematisierung und Vereinfachung von Transaktionen dient, hat das E-Invoicing in Lateinamerika eine andere Bedeutung. Die Behörde ist als Empfänger der Rechnung zuständig für die Autorisierung.
Erst nach der Autorisierung durch die zuständige Behörde ist ein Unternehmen dazu berechtigt, elektronische Rechnungen zu erstellen. Auf der Rechnung wird die Authentizität der elektronisch übermittelten Daten in Form eines Zertifikates gewährleistet. Bei der Vorbereitung der Warensendung müssen die Details der Rechnung in einer standardisierten
XML-Datei an die jeweilige Behörde gesendet werden. Sobald diese Datei freigegeben ist, wird die elektronische Rechnung erstellt und dem Lieferanten zugesendet. Die erstellten Dokumente unterscheiden sich von Land zu Land und unterliegen fortlaufenden Aktualisierungen. In Brasilien muss die Rechnung der Ware beispielsweise in gedruckter Form beiliegen, während die Ware in Mexiko auch schon vor der Rechnungsstellung versendet werden kann.
Das E-Invoicing hat in Lateinamerika eine andere Bedeutung.
Es kann jederzeit vorkommen, dass Kontrollen durchgeführt werden, bei denen die Papiere vorgelegt werden müssen. Beim Warenempfang muss der Käufer die Rechnung abzeichnen und den Empfang der Ware bestätigen. Die Schwierigkeit dieses Prozesses liegt darin, eine funktionierende Anbindung an das SAP-System sicherzustellen. Zwar bietet SAP Lösungen für die jeweiligen nationalen Anforderungen an, eine länderübergreifende standardisierte Lösung fehlt jedoch bisher.
Daher bieten wir unseren Kunden, die in mehreren Ländern Lateinamerikas vertreten sind, eine einheitliche alternative Lösung an. Die gängige Praxis einer manuellen Erstellung der Dokumente und der Einzelübersendung an die Behörde ist gegenüber einer Lösung im SAP-System mit einem hohen Personalaufwand, Verlangsamung der Geschäftstätigkeit und hohen Transaktionskosten bei gleichzeitiger Fehleranfälligkeit verbunden. Da für die verlangten Felder der elektronisch zu übermittelnden Dokumente keine standardisierte Lösung im SAP vorgesehen ist, bedarf es der manuellen Erstellung und Pflege. Falsche Einstellungen im SAP-System führen erfahrungsgemäß zu erheblichen Verzögerungen der Geschäftsvorfälle. Um Kosten zu sparen und Fehler zu minimieren, können Sie auf unsere Lösung zur Anpassung an die fortlaufend modifizierten behördlichen Standards zurückgreifen
