Compliance in Kolumbien: Unternehmerische Verpflichtungen für 2019

Worauf genau müssen Unternehmen mit Niederlassungen in Kolumbien achten, um auch im Jahr 2019 compliant zu sein? Wir beleuchten die unternehmerischen Verpflichtungen und konkrete Deadlines. Merke: das Nichteinhalten der beschriebenen Vorgaben kann zu wirtschaftlichen Sanktionen und Strafzahlungen an die Oberaufsicht für Industrie und Handel und/oder die kolumbianische Steueraufsicht DIAN führen.

 

1. Unternehmensregister

Jedes Jahr müssen Unternehmen und deren Töchter ihre Registrierung im Unternehmensregister der Handelskammer am Ort ihrer Niederlassung erneuern.

 

2. Generalversammlung der Anteilseigner oder Partner

Einmal jährlich müssen Unternehmen ihren Jahresabschluss entsprechend der Bestimmungen der Geschäftsordnung verabschieden. Falls diese kein spezifisches Datum enthält, muss dies innerhalb der ersten drei Monate des Jahres stattfinden. Nach Verabschiedung des Jahresabschlusses hat das Unternehmen einen Monat Zeit, um das Dokument bei der Handelskammer am Ort der Niederlassung zu hinterlegen.

 

3. Ernennung des Pflichtprüfers

Ein Pflichtprüfer muss von Unternehmen ernannt werden, die die folgenden Merkmale aufweisen:

  • Bruttoinventarwert größer oder gleich COP$3.906.210.000 (bis zum 31.12.2018)
  • Bruttoinventarwert größer oder gleich COP$2.343.726.000 (bis zum 31.12.2018)

 

4. Registrierung der Internetseite

Kolumbianische Webseiten, die kommerzielle, finanzieller oder anderweitige wirtschaftliche Aktivitäten anbieten, müssen diese bei der Handelskammer anmelden. Darüber hinaus müssen sie die kolumbianische Steuerbehörde DIAN über ihre Transaktionen informieren.

 

5. Verpflichtungen gegenüber der Oberaufsicht

Die folgenden allgemeinen Informationen bzw. deren Änderungen müssen von Unternehmen, Tochtergesellschaften und Ein-Mann-Unternehmen bei der Oberaufsicht gemeldet werden:

  • Unternehmensname
  • Unternehmensziel
  • Wirtschaftliche Betätigungen
  • Veränderung des Unternehmens
  • Ansässigkeit
  • Jahresabschlüsse
  • Lebensdauer des Unternehmens
  • Veränderungen der Geschäftsordnung, welche Informationen betreffen, die an die Oberaufsicht übermittelt werden müssen
  • Ernennung und Absetzung von gesetzlichen Vertretern, Vorstandsmitgliedern und Auditoren
  • Auflösung des Unternehmens innerhalb von 5 Tagen nach Registrierung der Auflösung im Unternehmensregister

 

Die Jahresabschlüsse eines Unternehmens müssen gemäß der folgenden Deadlines an die Oberaufsicht übermittelt werden:

Letzte Ziffern der Steuer- ID (NIT.) 2019 Deadline Letzte Ziffern der Steuer- ID (NIT.) 2019 Deadline
01-05 27. März 51-55 10. April
06-10 28. März 56-6041 11. April
11- 15 29. März 61-65 12. April
16-20 1.       April 66-7031 22. April
21-25 2.       April 71-75 23. April
26-30 3.       April 76-80 24. April
31-35 4.       April 81-85 25. April
36-40 5.       April 86-90 26. April
41-45 8. April 91-95 29. April
46-50 9. April 96-00 30. April

 

 

Darüber hinaus müssen Unternehmen mit den folgenden Steuer-ID Nummern einen Report über ihre Unternehmensaktivitäten (“42 – Prácticas Empresariales”) an die Oberaufsicht übermitteln:

Letzte Ziffern der Steuer- ID (NIT.) Deadline 2019 Letzte Ziffern der Steuer- ID (NIT.) Deadline 2019
00-10 6.       Mai 51-60 13. Mai
11-20 7.       Mai 61-70 14. Mai
21-30 8.       Mai 71-80 15. Mai
31-40 9.       Mai 81-90 16. Mai
41-50 10.   Mai 91-00 18. Mai

 

In Fällen von Unternehmenskontrolle bzw. unternehmerischen Konglomeraten muss eine Registrierung im Unternehmensregister innerhalb von 30 Tagen nach der Benachrichtigung erfolgen. Änderungen müssen ebenfalls registriert werden. Bei Unternehmenskontrolle oder Unterordnungen muss das Mutterunternehmen neben dem eigenen Jahresabschluss zusätzlichen einen allgemeinen konsolidiertes Abschluss vorlegen, der die folgenden Informationen enthält:

 

  • Finanzielle Situation
  • Operative Resultate
  • Änderungen der Anteile
  • Cash flow der Muttergesellschaft und ihrer Töchter

 

6. Spezieller Report

Der spezielle Report muss vom gesetzlichen Vertreter von unternehmerischen Konglomeraten für Mutter- und Töchterunternehmen erstellt werden.

Dieser Report muss beim Gesellschafter- oder Partnertreffen vorgelegt werden. Ziel des speziellen Reports ist es, die Nähe und Frequenz der wirtschaftlichen Beziehungen zwischen Mutter- und Tochtergesellschaften oder anderweitig verbundenen Unternehmen darzulegen.

 

7. Datenschutz

Hinsichtlich des Datenschutzes müssen private Unternehmen und Niederlassungen mit Vermögenswerten von mehr als 100.000 Tax Value Units (UVT) sowie öffentliche Unternehmen ihre Datenbanken bei, Nationalen Datenbankregister (RNBD) registrieren, welches wiederum von der Oberaufsicht für Industrie und Handel gemanagt wird. Die Deadlines für die Registrierung sind abhängig von der Höhe der Vermögenswerte und der Rechtsform der Unternehmens:

Vermögen / Rechtsform Deadline
100.000 – 610.000 UVT 30.11.2018
Mehr als 610.000 UVT 30.09.2018
Öffentliche Unternehmen 31.01.2019

 

Unternehmen, die nach Ablauf dieser Deadlines gegründet wurden, haben zwei Monate Zeit, um sich zu registrieren. Selbst Unternehmen, die von der Registrierungspflicht ausgeschlossen sind, müssen eine Datenschutzpolitik einführen und die entsprechenden rechtlichen Richtlinien zum Thema umsetzen.

 

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